Aunque las herramientas tecnológicas ofrecen una variedad de soluciones de gestión de datos, integrar información de múltiples fuentes sigue siendo un desafío. Comprender diferentes tablas de datos a menudo depende del trabajo manual.

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Aquí es donde Power Query puede ayudar, combinando datos de fuentes dispares en una vista integrada.

Como consultor de marketing, trabajo con varios equipos en las empresas de los clientes. Por ejemplo, para obtener una imagen real del flujo de ingresos de una empresa SaaS, normalmente necesito datos de marketing, ventas, éxito del cliente y producto.

Sin embargo, los datos que necesito suelen recopilarse en varias ubicaciones y en diferentes formatos. Unir todo significa tenerlo todo en un solo lugar, en el mismo formato y poder manipularlo como sea necesario.

Entonces, Power Query me ha resultado muy útil a lo largo de los años y no es tan complicado como podría pensar.

Power Query le permite importar, limpiar, transformar y combinar conjuntos de datos de múltiples fuentes. Una vez que sepa cómo usarlo, recopilar e interpretar datos de diferentes fuentes será mucho más fácil.

¿Qué es la consulta de batería?

Power Query es esencialmente una técnica que puedes usar en Excel para unir conjuntos de datos en hojas de cálculo de Excel. Puede usar Power Query para extraer datos de una variedad de fuentes, incluidas páginas web, bases de datos, otras hojas de cálculo y muchos tipos de archivos.

Una vez importados sus datos, también puede utilizar el potente editor de consultas para limpiarlos y transformarlos. Finalmente, puede importar los datos convertidos a una hoja de cálculo existente.

Después de importar datos, las operaciones comunes que puede usar en el editor de Power Query incluyen filtrar, eliminar duplicados, dividir columnas, formatear datos y fusionar datos.

El beneficio principal es que con Power Query puede completar en minutos tareas que tardarían horas en completarse manualmente. Además, cuando se actualiza la fuente de datos, puede reutilizar las mismas operaciones de limpieza o transformación nuevamente con solo hacer clic en un botón.

Existe una cierta curva de aprendizaje con cualquier función avanzada en Excel. Pero si bien puede que le lleve algunos intentos acostumbrarse a Power Query, tiene una interfaz muy fácil de usar una vez que sabe dónde está todo.

Cómo utilizar Superconsulta en Excel

Al aprender a utilizar algo como Power Query, la forma más útil es utilizar ejemplos. Los siguientes pasos se pueden aplicar a cualquier tipo de conjunto de datos y las características resaltadas se pueden reemplazar con otras formas de utilizar consultas según sea necesario.

En este ejemplo, reúno datos de ventas de dos regiones geográficas diferentes para su análisis. Los datos son de Estados Unidos y Reino Unido, y ambas hojas de cálculo tienen diferentes formatos y la forma en que se escribe y formatea la moneda.

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Mi objetivo es combinar estos conjuntos de datos en una tabla e interpretarlos y analizarlos de forma limpia y sencilla en un solo lugar.

Paso 1. Abra Excel e ingrese la consulta de batería.

Primero, abra la hoja de cálculo principal que utilizará. En este ejemplo, abrí la hoja de cálculo de Ventas de EE. UU. porque aquí es donde quiero limpiar y fusionar los datos.

En la cinta principal, haga clic en Datos. Verá «Obtener datos (Power Query)» como primer elemento en la cinta de datos.

Cómo utilizar Power Query en Excel

Paso 2. Importa tus datos.

Haga clic en el menú desplegable para acceder a sus opciones de consulta de energía.

Cómo utilizar Power Query en Excel

En el primer paso, haremos clic en «Obtener datos» para poder iniciar una consulta utilizando los datos de la hoja de cálculo de Ventas del Reino Unido.

Al hacer clic en esta opción se abrirá una ventana donde podrá seleccionar una fuente de datos. Como verá, los datos se pueden extraer de una variedad de fuentes, incluidos archivos compartidos de SharePoint.

Cómo utilizar Power Query en Excel

En este ejemplo, seleccionamos «Libro de Excel» para acceder a un archivo almacenado localmente en mi computadora. Una vez que haya hecho su selección, simplemente explore el archivo para encontrar la hoja de cálculo correcta y haga clic en «Obtener datos».

Cómo utilizar Power Query en Excel

Luego, en la siguiente pantalla, haga clic en «Siguiente». Desde aquí, puede seleccionar hojas de trabajo específicas para importar. Podrá obtener una vista previa de los datos antes de hacer clic en «Cargar» para completar la importación.

Power Query importará datos a una nueva pestaña de una hoja de cálculo existente

Si selecciona Cargar en esta etapa, Power Query importará los datos a una nueva pestaña en la hoja de cálculo existente.

Desde allí, puede seleccionar Datos e iniciar Power Query Editor para realizar una limpieza masiva o actualizar los datos importados.

Inicie el editor de Power Query

Paso 3. Limpia los datos importados.

Si desea limpiar los datos antes de importarlos, puede hacerlo durante la etapa de importación.

En lugar de seleccionar «Cargar» durante el proceso de importación, puede seleccionar «Convertir datos», que abrirá el Editor de Power Query como en el paso anterior.

Cómo utilizar Power Query en Excel

Cómo utilizar Power Query en Excel

Por ejemplo, la tabla Ventas del Reino Unido contiene los mismos datos que la tabla de EE. UU., pero no tiene el formato correcto. El formato de moneda no se aplica a las celdas de moneda.

Entonces, en Power Query Editor, puedo seleccionar la pestaña Transformar para editar los datos antes de importarlos (también puedo hacer esto si importo los datos primero y luego abro Power Query Editor).

Cómo utilizar Power Query en Excel

Cómo utilizar Power Query en Excel

Como puede ver, hay toneladas de opciones para elegir. En este ejemplo, seleccionaré la columna Moneda y seleccionaré Tipo de datos.

Cómo utilizar Power Query en Excel

Desde allí, puedo seleccionar la opción de moneda y cambiar el valor a USD.

Paso 4. Cargue los datos convertidos.

El último paso es agregar estos datos limpios y transformados a mi hoja de cálculo existente. En el Editor de Power Query, regrese a la pestaña Inicio y haga clic en Cerrar y cargar.

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Cómo utilizar Power Query en Excel

Excel ahora cargará esta consulta en una nueva pestaña de la hoja de cálculo.

Cómo utilizar Power Query en Excel

Este sencillo procedimiento paso a paso le muestra cómo comenzar a acceder y utilizar Power Query.

Sin embargo, debido a la variedad de datos que puede importar y limpiar, y a los tipos de transformaciones y operaciones de datos que puede realizar, los casos de uso para consultas potentes son casi infinitos.

Entonces, veamos algunos ejemplos de lo que puede hacer con Power Query.

Ejemplo de consulta de energía

Fusionar datos de varias hojas de cálculo

Ya sea que trabaje con varios libros de trabajo que haya creado usted mismo o reciba archivos enviados por otros, la necesidad de combinar datos en una sola hoja de trabajo es un problema bastante común.

Las consultas potentes hacen de esta una tarea muy sencilla.

Primero, asegúrese de que todos los libros que desea fusionar estén guardados en la misma carpeta. Si es posible, asegúrese de que todos coincidan en términos de tener los mismos encabezados de columna.

Abra Excel en un libro en blanco y use la opción Obtener datos para acceder a consultas avanzadas.

Seleccione su fuente de datos como «Libro de trabajo de Excel» y seleccione su primer archivo. Si todas sus hojas de trabajo tienen el mismo formato, no necesita hacer nada más aquí. Simplemente haga clic en «Cargar».

Cómo utilizar Power Query en Excel

A continuación, importará las otras hojas de cálculo. Sin embargo, en lugar de realizar el primer paso exactamente de la misma manera, agrega la hoja de trabajo adicional a la consulta existente que acaba de crear.

En la hoja de trabajo, abra Power Query nuevamente y seleccione el segundo libro de la lista mientras importa el archivo. En lugar de hacer clic en «Cargar», seleccione la opción «Convertir datos».

Cómo utilizar Power Query en Excel

Ahora debería ver dos consultas disponibles en el editor de Power Query en el panel izquierdo.

Cómo utilizar Power Query en Excel

En el lado derecho de la cinta del editor de Power Query, verá un botón Combinar que contiene una lista desplegable con opciones para fusionar o agregar consultas.

Cómo utilizar Power Query en Excel

Seleccione Agregar consulta como nueva consulta en la lista desplegable. Seleccione la tabla que desea agregar al final de otra tabla y haga clic en Aceptar.

Cómo utilizar Power Query en Excel

Power Query agrega ambas tablas juntas a una pestaña en la hoja de trabajo. Puedes hacer esto usando dos hojas de cálculo o tantas hojas de cálculo como necesites.

Limpiar datos antes de importar

A veces, es posible que tengas que lidiar con una hoja de cálculo desordenada. El formato y los estilos están en todas partes y debes asegurarte de que estén lo más limpios y ordenados posible antes de importarlos.

Las consultas potentes simplifican el proceso de importación de datos, por lo que no es necesario perder tiempo limpiando manualmente los datos después.

Un ejemplo sencillo es una hoja de cálculo en la que parte del texto está en mayúscula y otro no. Entonces, el objetivo es convertir todo a mayúsculas en oraciones antes de agregarlo a la hoja de trabajo existente.

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Digamos que el equipo de ventas francés nos ha enviado su informe de ventas. Se ve muy bien, pero parte del texto en la columna ID del país está en mayúsculas y otra parte no. Además, es necesario corregir los espacios aleatorios que aparecen en los nombres de los países; de lo contrario, tendremos dificultades para extraer correctamente los datos en tablas dinámicas y otros informes.

En la hoja de trabajo, abra Power Query e importe el archivo que contiene los datos desordenados. Haga clic en «Convertir datos» en lugar de importarlos inmediatamente.

Primero, busque las columnas con mayúsculas y minúsculas mixtas y espacios adicionales. Haga clic derecho en la columna, haga clic en Transformar columna, luego haga clic en Transformar texto y finalmente haga clic en Recortar. Esto eliminará cualquier espacio adicional que pueda interferir con las operaciones de datos.

Cómo utilizar Power Query en Excel

Haga clic derecho en la columna nuevamente y esta vez, haga clic en «Escribir en mayúscula cada palabra» de las opciones. Es posible que primero deba seleccionar «Minúsculas» para corregir todas las palabras en mayúsculas y luego usar la opción «Escribir en mayúscula cada palabra».

Ahora puede hacer clic en Cargar para importar los datos limpios a su hoja de cálculo de Excel.

Cómo utilizar Power Query en Excel

Desvincular/pivotar datos para mejorar las capacidades de análisis

Otro desafío común con Excel es recibir datos de una manera que dificulta su manipulación y análisis, especialmente cuando desea cambiar columnas y filas o «rotar» los datos.

En este ejemplo, tenemos datos de encuesta con columnas analizadas por los encuestados. Lo ideal sería analizar esto junto con la columna que es la pregunta de la encuesta.

Primero, abra una hoja de Excel en blanco y use Power Query para importar la hoja de trabajo.

Al igual que en el ejemplo anterior, primero debemos hacer clic en «Convertir datos» en lugar de hacer clic en «Cargar».

Cómo utilizar Power Query en Excel

Ahora que el editor de Power Query está abierto, navegue hasta la pestaña Transformar en la cinta. Seleccione todas las columnas de preguntas de la encuesta juntas, luego haga clic en Desvincular columnas y luego seleccione Desvincular solo columnas seleccionadas.

Cómo utilizar Power Query en Excel

Power query obtiene las columnas seleccionadas y analiza los datos según las propiedades y valores de la pregunta. Vuelva a la pestaña Inicio y haga clic en Cerrar y cargar para trabajar con los datos no dinamizados en la hoja de cálculo.

Cómo utilizar Power Query en Excel

Intente usar Power Query

Entre las herramientas, Excel es la más poderosa para clasificar, limpiar y transformar los tipos de datos utilizados en las operaciones comerciales diarias en múltiples departamentos y equipos.

Si bien puede llevar algún tiempo familiarizarse con todas las funciones y capacidades de funciones como Power Query, vale la pena.

Incluso con una hoja de cálculo relativamente simple que contenga solo una gran cantidad de datos, las consultas potentes pueden reducir significativamente el tiempo de limpieza y transformación, para que pueda tomar decisiones y análisis importantes más rápido.

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